Veškeré kontakty v systému se shromažďují v modulu Adresář.
Vytvoření nového kontaktu není nutné provádět pouze v modulu Adresář, vytvoření je možné na různých místech v systému, kde je zapotřebí kontakt zadat (Nabídky, Poptávky, Nový zájem v Plánování apod.), v určitých případech (Zájmy a Zprávy z realitních serverů a vlastního webu) se kontakty do systému vytvářejí automaticky s automatickým zařazením a nastavením.
Při vytváření nového kontaktu je nejprve nutné určit, zda se jedná o Fyzickou nebo Právnickou osobu.
U fyzické osoby nelze do kontaktu zadat IČ, u právnické osoby ano (lze vyhledávat i zadané IČ v Administrativním registru ekonomických subjektů v ČR - ARES).
Dále je nutné určit, zda se jedná o Klienta (kontakt, se kterým bude uzavřena smlouva a jehož údaje nebudou z hlediska nastavení GDPR nikdy anonymizovány) nebo Zájemce (kontakt, u kterého je důležité sledovat souhlas se zpracováním osobních údajů a v případě nesouhlasu takovýto kontakt v systému anonymizovat).
Vytvoření fyzické osoby
Postup přidání klienta:
V horní záložce vyberte Fyzická osoba
Základní údaje
Zadejte do pole hledání jméno a příjmení kontaktu, který chcete zadat
Po zadání může dojít ke dvěma situacím:
- Kontakt je již uložen v databázi softwaru. V tomto případě vyberte klienta a budete přesměrování do náhledu klienta, kde můžete zkontrolovat jeho uložené údaje a aktivity
- Kontakt není zatím zadán v databázi – je nutné vyplnit alespoň jeden kontakt - telefon nebo e-mail
I v tuto chvíli může dojít ze strany systému k zahlášení duplicity. V takovém případě zadejte přímo do pole hledání zadávaný telefonní nebo emailový kontakt a kontakt se vám v objeví ve výběru (pravděpodobně pod jiným jménem či příjmením), vyberte.
- Doporučujeme především uložení e-mailu – pro případ párování poptávek
- Pokud potřebujete zadat více než 2 kontaktní údaje, můžete přidat libovolné množství kontaktních údajů pomocí tlačítka
- U každého kontaktu se ukládá jeden výchozí e-mail a telefonní číslo
- Výchozí kontakty jsou v editaci označeny
a v náhledu klienta tučně. - Tyto výchozí kontakty jsou použity pro zasílání automatických e-mailů a sms
- Je možné je změnit v editaci kontaktu
- Zdroj - původ získání kontaktu, jedná se o číselník, který se používá na více úrovních (např. u nabídek), je možné přidávat další volby do číselníku dle vlastních potřeb
- Výběr profese - reflektuje obor zaměstnání kontaktu, je možné přidávat další volby dle vlastních potřeb
- Nastavení GDPR - možnost odeslání mailem nebo vložení vlastního souhlasu s GDPR
Rozšířené údaje
V záložce osobní údaje
Oslovení – které je důležité v případě, že klientovi budou odeslány newslettery, nebo přání k narozeninám. Oslovení je možné vyplnit manuálně nebo počkat na vyplnění přímo realitním softwarem. Na pozadí softwaru funguje automat, který postupně oslovení skloňuje dle vyplněných údajů sám. Tento proces probíhá postupně dle velikosti verze softwaru.
Interní poznámka – slouží k doplnění interní poznámky o klientovi, která je pouze pro potřeby dané kanceláře, nikam se neexportuje, jedná se pouze o interní informaci.
Datum narození – máte-li zájem odesílat klientovi přání k narozeninám, je nutné vyplnit datum narození nebo rodné číslo.
V záložce nastavení
Vlastnosti – zařazení klienta do dané skupiny odkud byl jeho kontakt získán, může být ve více skupinách. Pokud nedojde k manuálnímu přiřazení, přiřazuje se vlastnost automaticky v závislosti z jakého modulu je klient zadán. Význam vlastností.
Majitel - zadaný kontakt je majitelem nemovitosti, veden jako klient
Poptávající – kontakt poptává nemovitost, veden jako zájemce
Prohlížející – kontakt poptává nemovitost, veden jako zájemce
Web – kontakt, který komunikoval přes webové stránky, veden jako zájemce
Developer – kontakt je developer
Jiné – kontakt bez zařazení
Nastavení – nastavení je podobné, jako v případě vlastností s tím rozdílem, že po nastavení dochází k nějaké činnosti a nejedná se pouze o pohledové označení.
Odebírat newsletter - ANO = klientovi bude odesílán newsletter, pokud využíváte tento modul. Pozor na korektní nastavení GDPR.
Zasílat nabídky k poptávkám – ANO = klientovi se budou zasílat poptávky, pokud dojde ke spárování s nabídkami Vaší RK
Zasílat blahopřání emailem – ANO = pokud je uvedené datum narození klienta, bude v den jeho narozenin odeslaná automatická e-mailová zpráva. Tu je možné editovat v modulu Nastavení – nastavení systému – klienti. Pozor na korektní nastavení GDPR.
Odebírat ohlasy – ANO = u klienta je povoleno odesílat ohlasy se statistikami nabídek (z modulu nabídky)
Synchronizace s Google kontakty – ANO = povolení synchronizace s Google účtem, kontakt se přenese do Vašeho Google adresáře
Sledování insolvence – ANO = kontakt je zařazený do monitoringu sledování insolvence. Systém automaticky po 10 záznamech denně kontroluje takto označené klienty a upozorňuje, pokud je klient v insolvenci.
SMS klientovi – ANO = je možné klientovi či zájemci odesílat informace formou SMS zprávy. Nastavení je viditelné, pouze pokud je modul aktivní.
Tip: Výchozí nastavení ANO x NE provedete v modulu nastavení následovně. Nastavení – nastavení systému - klienti
Tlačítkem 
provedete smazání zadaných záznamů.
Informace o firmě
Pokud je klientem firma, je nutné vyplnit údaje související s firmou.
Povinný parametr pro firmu je IČ společnosti.
V případě nevyplněných povinných údajů, není možné klienta uložit
POZOR: Od 25.5.2018 platí nové nařízení Evropské unie o uchovávání osobních údajů na klienty - GDPR. Náš realitní software je na tuto změnu připraven a rádi Vás o metodice budeme informovat včetně poskytnutí smluvních materiálů.
V případě psaní/editace údajů přímo do kontaktního formuláře se provádí automatické vyhledávání existujících kontaktů v databázi a umožňuje tak kontrolovat duplicitu záznamů (prohledávání se provádí na všech polích ve formuláři).