GENEROVÁNÍ SMLUV A ELEKTRONICKÉ PODEPISOVÁNÍ
Jsme moc rádi, že realitní software Poski REAL Vám umožní také funkcionalitu elektronického podepisování smluvních dokumentů. Realitní software umí nejen smlouvy elektronicky podepsat, ale také je pro podepsání z uložených dat připravit Jedná se ale o složitější práci se systémem a proto je nutné si vše pečlivě nastudovat a proces se naučit. V tomto návodu níže se zaměříme na následující:
Příprava smluvních podkladů k budoucímu generování smluv
Jak si smlouvu v systému vygenerovat a připravit k podpisu + nahrání smlouvy vložené do systému mimo generátor smluv
Proces kontroly smlouvy a revize smlouvy ze strany klienta
Vlastní podepisování s klientem na místě a vzdáleně
Archivace a schválení smluvních dokumentů
Příprava smluvních podkladů v systému
Realitní software má zadaných cca 80 % informací, díky následné inzerci na realitních serverech, které jsou nutné k vygenerování smlouvy. Aby systém ale mohl generovat smlouvy je nutné zadat smlouvy dané RK do systému, označit proměnné (napríklad adresa, provize), které se mají ze systému generovat a připravit si tak své smlouvy pro následné generování ze softwaru automaticky.
Smlouvy je možné uložit pro budoucí generování ve dvou formátech:
Nahrání smlouvy do systému ve wordu, díky kterému bude možná následná plná editace smlouvy (uživatelé systému mohou smlouvu měnit celou) s označením proměnných, které bude software do smlouvy vyplňovat automaticky.
Nebo nahrání smlouvy ve formě PDF, díky kterému nebude možná plná editace polí, ale pouze vybraných polí, které makléř za normálních okolností vyplňuje.
Nahrání dokumentů pro potřeby generování se provádí v konfiguraci systému, kde je nutné provést základní nastavení. Nebo je nutné si v přehledu smlouvy kliknout na přehled šablon a další přidat.
Cesta přes nastavení:
Menu - Konfigurace - Nastavení systému - Šablony tiskové sestavy, emaily - Šablony smluv.
obr. Cesta nastavení smluv
Následně je nutné nahrát si danou smlouvu do systému pro další úpravu a editaci. Kliknutím na plusko v pravém horním rohu. Protože je možné vytvořit několik druhů smluv, je nutné pro nahrání vybrat tu správnou formu.
obr. Nahrání smlouvy do systému
Smlouvu lze po nahrání také klonovat mazat a zatřídit ji do správné viditelnosti. Tedy například, že smlouva bude viditelná pouze dané skupině nebo, že se jedná o smlouvu osobní viditelnou pouze přihlášenému uživateli. Po vytvoření kategorie, do které bude smlouva zařazená je nutné překopírováním nahrát danou smlouvu a následně označit položky, které se mají generovat ze systému a budou se tedy doplňovat při vlastní tvorbě smlouvy. Editování proměnných se provádí tak, že se na místo, kde se má proměnná z uložených dat proposat klikne značkou %, vybere se daná proměnná z číselníku a dooznačí se rovněž značkou %. Jedná se vlastně o jakési uvozovky, do kterých se vybraná proměnná vloží.